運送業の経営者の皆様、毎日お疲れ様です。
運送業の更新管理は、「3年分を見える化する」だけで、ほぼミスは防げます。
車検、36協定、運行管理者講習、適齢診断…。
期限がバラバラで、人と車両が混在する運送業では、スケジュール管理が非常に複雑です。
この記事では、私が現場で実際に使っている
👉 更新漏れをほぼゼロにする管理方法を解説します。
なぜ、運送業のスケジュール管理は難しいのか？
まず、なぜ私たちの業界のスケジュール管理がこれほど複雑なのかを整理しましょう。
- 周期がバラバラ: 車検（1年毎）、運行管理者講習（2年毎）、適齢診断（3年毎）など、管理対象によって周期が全く異なります。
- 対象が複数: 車両ごとの管理と、従業員ごとの管理が混在しています。
- 忘れやすい: 2年に1度、3年に1度のタスクは、日常業務の中で記憶から抜け落ちやすいものです。
解決策：3年先まで見通す「ホワイトボード」管理術
解決策は、事務所の壁に**「3年先までのスケジュール」**を常に見えるようにしておくことです。
ステップ1：3つのホワイトボードで「未来」を準備する
まず、安価なもので構いませんので、ホワイトボードを3つ購入します。
- それぞれのボードの上部に、水性マジックで**「2026年」「2027年」「2028年」と、大きく年を書きます。 ※ここを水性**にするのが、このシステムを使い回すための重要なポイントです。
- 各ボードに、油性マジックで横線を11本引き、12ヶ月分の行を作ります。（1月〜12月）
これで、会社の未来3年間のスケジュール基盤が完成しました。
ステップ2：「動かない予定」を油性マジックで書き込む
次に、毎年ほぼ同じ時期に発生する、「動かない予定」を、各ボードの該当する月に油性マジックで直接書き込んでしまいます。
- 例：3月の行に**「36協定 届出」**
- 例：6月の行に**「事業年度報告書 提出」**
- 例：９月の行に**「健康診断実施」**
油性で書いてしまうのがポイントです。
これで、毎年必ずやるべきことが、消えることのない会社のルールとして固定化されます。
ステップ3：「動く予定」を色分けマグネットで管理する
ここからが、この管理術の肝となる部分です。車両や人に関連する、「動く予定」を、色分けしたマグことができます。
【用意するもの】
- 4色のマグネット 複数個
- 油性マジック（細字）
【マグネットの作成と色分けルール】
- 青色マグネット（車両）
- 車両ごとのマグネットです。油性マジックで**車番（例:
神戸100あ12-34）**を書きます。
- 車両ごとのマグネットです。油性マジックで**車番（例:
- 赤色マグネット（高齢ドライバー）
- 65歳以上のドライバーのマグネットです。**名前（例:
鈴木 一郎）**を書きます。（高齢者適性診断の管理用）
- 65歳以上のドライバーのマグネットです。**名前（例:
- 緑色マグネット（運行管理者）
- 運行管理者ごとのマグネットです。名前を書きます。（一般講習などの管理用）
- 黄色マグネット（整備管理者）
- 整備管理者のマグネットです。名前を書きます。（選任後研修などの管理用）
この色分けルールをボードの隅にでも書いておけば、誰が見ても間違うことはありません。
マグネットを配置し、「未来のタスク」を予約する
最後に、作成したマグネットを、**「次回の期限が来る月」**の行に貼り付けていきます。
- 例：
12-34のトラックの車検が「2026年11月」なら、2026年のボードの11月の行に、そのトラックの青いマグネットを貼る。 - 例：
鈴木さんの運行管理者講習が「2027年8月」なら、2027年のボードの8月の行に、鈴木さんの緑のマグネットを貼る。
これで、会社の未来3年間に発生する、全ての重要タスクが「見える化」されました。
【最重要ルール①】タスク完了後、マグネットは即座に「未来」へ動かす
このシステムの最も重要なルールです。
例えば、2025年11月に12-34のトラックの車検が終わったとします。
その作業が完了した瞬間に、その青いマグネットを、次の期限である「2026年のボードの11月の行」に移動させるのです。
タスクが終わるたびに、次のやるべきことが確定する。この繰り返しが、更新漏れを100%防ぎます。
【最重要ルール②】年に一度、「未来」を更新する
そして、このシステムを永久に使い続けるための、年に一度の更新作業です。
2025年の業務が終わったら、一番左にあった「2025年」のボードの年号をきれいに消します。
そして、そのボードに水性マジックで新しい年**「2028年」**と書き込み、一番右に移動させます。
これにより、常に3年先までが視界に入る状態が維持されるのです。
まとめ：スケジュール管理は、会社の「守り」の要
運送業の更新管理は、
👉 人ではなく仕組みで管理するべきです
3年ホワイトボードはシンプルですが、
- 更新漏れ防止
- リスク回避
- ストレス削減
に非常に効果があります。
更新漏れは巡回指導でも指摘されるポイントです。事前にチェックしたい方は、こちらの記事も参考にしてください。
👉
👉まずは
車検証を1枚取り出して
来年のボードに置いてみてください
それだけで、管理の精度は一気に変わります。
この記事を書いた行政書士
岩本 哲也
運送業の現場と経営に現時点で27年間携わる現役の行政書士。
運送会社で配車・営業・運賃交渉に関わってきている経験をもとに、
運送業のリアルな課題や裏話を法律と現場の両面から解説しています。
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